Conoce en todo momento cuántas personas se han inscrito en tus eventos, gestiona las solicitudes y envía emails personalizados desde un interfaz sencillo y completo
Gestor de eventos
Comunicación profesional y personalizada
El producto te permitirá gestionar cobros (pagos por transferencia o ingreso o bien mediante la integración con la pasarela de pago de tu banco de confianza para aceptar pagos con tarjeta) y generar facturas
Adaptable a las características de tu organización
1. Estudiamos los flujos necesarios para los eventos de tu organización. 2. Adaptamos el funcionamiento de la herramienta a estos requerimientos 3. La integramos en tu página web 4. Y ya puedes empezar a recibir inscripciones
Es una herramienta que te permite gestionar el ciclo completo de inscripción y matriculación a los eventos de tu entidad (cursos, seminarios, encuentros, etc.): recibir las solicitudes, almacenarlas en base de datos, admitirlas o rechazarlas, administrar lista de espera, gestionar un cobro o comunicar con los participantes.
En concreto, con el gestor de eventos podrás:
Dar de alta varios eventos con características diferentes (incluido el aforo disponible) y abrirlos a inscripción a través de un formulario de inscripción personalizado en tu web
Recibir las solicitudes de tus clientes o usuarios directamente desde la web a una base de datos segmentada por el evento
Gestionar las solicitudes, admitiendo, rechazando, dando de alta o baja a los inscritos…
Además, incluye un sistema de lista de espera cuando se llega al aforo establecido
Si tienes pasarela de pagos, el sistema se integra para, de manera cómoda y sencilla relacionarlo con la gestión del usuario (por ejemplo, un usuario preadmitido queda inscrito cuando ha realizado el pago correspondiente).
Con la posibilidad asimismo de generar facturas (que puedes personalizar con tu imagen y los datos que desees)
Programar envíos automáticos, con mensajes personalizados, como confirmaciones de asistencia, recordatorios o agradecimientos
Integrar tu Gestor de Eventos con tu plataforma de e-learning (Moodle) para que el proceso de matriculación esté totalmente integrado
Almacenar en base de datos la información recibida y generada, de manera que siempre la puedas consultar, analizar o tratar
Facilidad de uso
El Gestor de eventos es una herramienta con un uso muy sencillo e intuitivo. No hacen falta conocimientos técnicos para poder gestionar online tus eventos. Con esta herramienta podrás saber en todo momento cuántas personas están registradas, han pagado o han cancelado su asistencia. Dentro del módulo de gestión de inscripciones podrás:
Ver el listado de los usuarios que están en cada estado y la ficha que rellenaron en el momento de inscribirse
Cambiar manualmente los usuarios de un estado a otro
Apuntar nuevas personas
Descargar en formato CSV de los datos de cada inscripción, incluidos documentos que se han adjuntado a la inscripción en otros formatos
Enviar mensajes personalizados a los usuarios para recordarles
Personalización
Eres tú quien define:
Los campos que tiene el formulario que rellenan los asistentes al evento (plantilla integrada con tu web)
El flujo que necesita el proceso de matriculación a tus eventos:
¿Tienen aforo limitado? ¿Hay lista de espera?
¿Necesitan selección previa?
¿Hay un cobro asociado a la inscripción?
Etc.
Los emails que recibe la persona que se inscribe en el evento (cuándo los recibe y con qué contenido): email de confirmación, de recordatorio, de agradecimiento…
El aspecto y los datos que contienen las facturas que genera el sistema
Multiusuario bajo autorización
Gracias a un sistema de jerarquía de permisos y autorizaciones, un equipo de trabajo puede trabajar en la gestión de tus eventos, optimizando esfuerzos y sin entorpecerse unos a otros.
Seguridad
El sistema realiza una copia diaria de seguridad de toda la información contenida en el Gestor de eventos.
Movilidad y acceso remoto
Para utilizar el Gestor de eventos no necesitas instalar ningún programa en tu equipo. Tan solo deberás contar con un usuario y una clave y podrás acceder al gestor desde cualquier ordenador con conexión a Internet.
Automatización / control
Para facilitar tu trabajo, el Gestor de eventos combina un proceso de trabajo en el que, una vez definido el flujo, podrás automatizar muchas de las tareas. Por ejemplo, que la persona que se inscribe figure automáticamente en sus listados como “pendiente de admisión” y reciba un mail informándole de ello. Después, podrás admitir o rechazar solicitudes en bloque y estas personas recibirán otro email (personalizado de forma automática). Pero siempre podrás volver atrás de forma manual en cada uno de los pasos, así como controlar lo que está pasando: cuántas personas se han inscrito, cuántas han pagado (si el evento tiene cobro), a quién le ha emitido factura…
Funcionalidades de la herramienta
Acceso en remoto a través de Internet mediante sistema de permisos a usuarios con email/ contraseña.
Interfaz de usuario para la gestión del evento sencillo e intuitivo
Definición de flujos del evento por parte del usuario
Definición de aforo y lista de espera
Alta automática de diferentes eventos a través del gestor
Formulario de registro integrado en su web con campos personalizados
Recepción de las solicitudes a base de datos
Gestión de las solicitudes según el flujo determinado para el evento (admisión, cobro, emisión de factura…)
Sistema de seguridad: copias de seguridad diaria y protección del servidor
Desde hace más de 20 años, la Fundación Luis Vives es una de las organizaciones del Tercer Sector más activas en la oferta formativa para las ONG españolas. Gracias al Gestor de eventos de eCliente, la Escuela de la Fundación Luis Vives puede gestionar anualmente la inscripción y matriculación de más de 800 alumnos. Esta gestión se realiza desde un entorno sencillo e integrado en su página web y con el resto de sus herramientas des gestión, lo que les proporciona un control total sobre todos los procesos relacionados con la formación:
Gestión de la información: cuadros de mando, estadísticas, listados de resultados, etc.
Comunicación con el alumnado y resto de personas implicadas en el proceso.
Coordinación del control financiero y contable y emisión de facturas gracias a la integración con su pasarela de pagos
Así, el Gestor de eventos de eCliente permite a la Escuela Fundación Luis Vives ofrecer un mejor servicio a sus usuarios, a la vez que agiliza su gestión y le da un mayor acceso y control de la información y los procesos.
¿Qué es?
Características
Ficha técnica
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